Controlar licencias, seguros y certificaciones
Ve a Configuración > Cumplimiento y agrega cada licencia, póliza de seguro, fianza o certificación con su fecha de vencimiento y su documento. WorkZen controla el estado de cada documento y te avisa 60, 30 y 7 días antes de que algo venza.
El peor momento para descubrir que tu seguro de responsabilidad venció es cuando el contratista general de un cliente pide el certificado. La sección Cumplimiento es un solo estante para todos los documentos que tiene la empresa, con WorkZen vigilando las fechas de vencimiento para que nadie más tenga que hacerlo.
Agrega tus documentos
- Ve a Configuración > Cumplimiento y haz clic en Agregar documento (requiere el permiso Gestionar cumplimiento).
- Elige una categoría: Licencia comercial, Licencia de oficio, Seguro de responsabilidad, Seguro de accidentes laborales, Fianza, Certificación u Otro.
- Ingresa el nombre, el emisor, el número del documento, la fecha de emisión y la fecha de vencimiento, además de cualquier nota.
- Subir documento para adjuntar el archivo de la licencia o la póliza.
Escanear y autocompletar lee un PDF o foto de licencia o seguro que subiste y completa el emisor, el número y las fechas por ti (tú revisas antes de guardar). Requiere el plan ZenGrow o superior; escribir los campos manualmente funciona en cualquier plan.
Estados y recordatorios
Cada documento muestra un estado en tiempo real:
| Estado | Significado |
|---|---|
| Vigente | El vencimiento está cómodamente en el futuro |
| Por vencer | El vencimiento está cerca, con una cuenta regresiva de días |
| Vencido | Pasó su fecha de vencimiento |
| Sin vencimiento | Documento permanente; nunca genera recordatorios |
Los recordatorios llegan como notificaciones de WorkZen 60, 30 y 7 días antes de cada vencimiento, y de nuevo al vencer. Cada umbral se activa una sola vez por documento, así que recibes tres avisos claros en lugar de que te insistan a diario.
Mantén la lista al día
Filtra por categoría y estado para revisar lo que está vigente, y Archive todo lo que la empresa ya no tenga; los documentos archivados salen de la lista activa pero permanecen disponibles para siempre. ¿Llegó la renovación? Edita el documento con las nuevas fechas y el estado se restablece solo.
Paso a paso
- 1
Agregar un documento
En Configuración > Cumplimiento, haz clic en Agregar documento. Elige la categoría, asígnale un nombre e ingresa el emisor, el número y las fechas.
- 2
Adjuntar el documento
Sube el PDF o la foto de la licencia o la póliza, o usa Escanear y autocompletar para extraer automáticamente el emisor, el número y las fechas.
- 3
Deja que los recordatorios trabajen
WorkZen muestra el estado en tiempo real de cada documento y te avisa 60, 30 y 7 días antes del vencimiento, y de nuevo cuando algo vence.
Frequently Asked Questions
Este artículo responde:
- ¿Cómo controlo mis licencias comerciales?
- ¿Puede WorkZen avisarme antes de que venza mi seguro?
- ¿Dónde guardo mis certificaciones?