Cómo emitir un reembolso en WorkZen
Abre el pago y selecciona Emitir Reembolso. Los pagos con tarjeta realizados a través de Stripe se reembolsan automáticamente mediante Stripe; los pagos en efectivo y otros pagos manuales se registran como un reembolso para mantener tu contabilidad en orden. El saldo de la factura se actualiza en ambos casos.
Los reembolsos pasan. Manejarlos correctamente, con el rastro documental adecuado, es lo que separa un simple trámite de un problema de contabilidad. En WorkZen, un reembolso es su propio registro, vinculado al pago original, para que el cliente, la contabilidad y tu declaración de impuestos coincidan.
Dónde se encuentran los reembolsos
Abre el pago (desde la página Pagos o la sección de Pagos de la factura) y haz clic en Emitir Reembolso en el menú de acciones. La opción solo aparece en los pagos que aún se pueden reembolsar. Emitir un reembolso requiere el permiso Gestionar pagos.
La ventana de reembolso muestra primero tres montos: el Monto Original, el Ya Reembolsado y el Monto Reembolsable. Nunca puedes reembolsar más de lo reembolsable, y los reembolsos parciales están permitidos; ingresa un monto o marca Reembolsar monto total.
Pagos con tarjeta frente a pagos manuales
| Tipo de pago | Opción de reembolso | Qué sucede |
|---|---|---|
| Tarjeta pagada a través de Stripe | Reembolso Stripe (Reembolso automático) | Stripe devuelve el dinero; el cliente recibe los fondos en 5 a 10 días hábiles |
| Tarjeta pagada a través de Stripe | Reembolso Manual (Solo registro) | Nada se mueve; registras un reembolso que gestionaste fuera de Stripe |
| Efectivo, cheque, transferencia electrónica, otro | Reembolso manual | Tú eliges el Método de Reembolso, la Fecha de Reembolso y el Motivo del Reembolso; WorkZen lo registra |
Para los reembolsos manuales, agrega un número de referencia (ID de transacción o número de cheque) para que el rastro quede completo.
Los reembolsos no se pueden deshacer. El reembolso se registra y el saldo de la factura se actualiza de inmediato.
Qué sucede con la factura
La factura se recalcula automáticamente:
- Reembolso parcial en una factura Pagada: el estado pasa a Parcialmente pagada.
- Todos los pagos totalmente reembolsados: la factura vuelve al estado Enviada (o Sin enviar si nunca se envió), con el saldo completo pendiente nuevamente.
- El pago original se muestra como Reembolsado una vez que se reembolsa por completo, y cada reembolso aparece como su propio registro de Reembolso vinculado a él.
Una consecuencia práctica: una factura con pagos activos no se puede anular. Reembolsa (o elimina) primero los pagos y luego haz clic en Anular la factura si la estás cancelando por completo.
Paso a paso
- 1
Abrir el pago
Ve a Pagos (o a la sección de Pagos de la factura) y abre el pago que necesitas reembolsar.
- 2
Seleccionar Emitir Reembolso
Abre el menú de acciones del pago y haz clic en Emitir Reembolso. La ventana muestra el Monto Original, el Ya Reembolsado y el Monto Reembolsable.
- 3
Elegir el método de reembolso
Para pagos con tarjeta a través de Stripe, elige el Reembolso Stripe automático o un Reembolso Manual (solo registro). Para pagos en efectivo y otros pagos manuales, completa el Método de Reembolso, la Fecha de Reembolso y el Motivo del Reembolso.
- 4
Confirmar
Haz clic en Procesar Reembolso (o en Emitir Reembolso para un reembolso manual). El reembolso se registra en el pago y el saldo de la factura se actualiza automáticamente.
Míralo en acción
Frequently Asked Questions
Este artículo responde:
- ¿Cómo reembolso a un cliente?
- ¿Puedo reembolsar un pago con tarjeta?
- ¿Puedo reembolsar parte de un pago?
- ¿Qué sucede con la factura cuando reembolso?