Informes de trabajo: finalización, IA y voz
Abre un trabajo, elige Informe en el menú ⋯ (Acciones), y haz clic en Generar Informe para crear un informe de finalización a partir de las visitas, listas de verificación, fotos y datos financieros del trabajo. En ZenAI, la IA redacta el resumen del trabajo por ti. Los reportes de voz permiten a los técnicos dictar sus hallazgos desde el móvil o la web; en ZenAI, la IA estructura la transcripción en un informe claro sobre el trabajo o la visita.
Un trabajo bien hecho merece una prueba. WorkZen convierte un trabajo terminado en un informe profesional que tu cliente puede leer, y los informes vienen en tres variantes que se complementan entre sí.
| Tipo | Qué es | Plan |
|---|---|---|
| Informe de finalización | Un documento estructurado creado a partir de las visitas, listas de verificación, fotos y datos financieros del trabajo | ZenGrow |
| Informe de trabajo con IA | El mismo informe, con el resumen del trabajo redactado por la IA | ZenAI |
| Reporte de voz | Un técnico dicta sus hallazgos; la transcripción se guarda en el trabajo o la visita | ZenGrow |
| Análisis de voz con IA | El mismo reporte de voz, estructurado por la IA con acciones pendientes que se convierten en recordatorios | ZenAI |
Generar un informe de finalización
Abre el trabajo, haz clic en el menú ⋯ (Acciones) arriba a la derecha, y elige Informe. En la página del informe, haz clic en Generar Informe. WorkZen arma el informe a partir de lo que el trabajo ya conoce: historial de visitas, resumen financiero, listas de verificación completadas, fotos del proyecto, información de garantía y secciones personalizadas.
El informe se compone de bloques que puedes personalizar: Información de la Empresa, Información del Cliente, Información de la Propiedad, Resumen del Trabajo, Historial de Visitas, Resumen Financiero, Información de Pago, Listas de Verificación Completadas, Imágenes del Proyecto, Información de Garantía, y Recomendaciones de Mantenimiento. Arrastra los bloques para reordenarlos, oculta los que no necesites, y agrega hasta 10 secciones personalizadas. Historial de Visitas muestra cada visita con su fecha, técnicos y notas, además de la dirección de la visita cuando el equipo trabajó en un sitio distinto al del trabajo.
Dos bloques merecen una mención especial:
- Resumen del Trabajo es el relato de lo que se hizo. Redáctalo tú mismo, o consulta la sección de IA más abajo.
- Firma del Cliente: activa Solicitar firma del cliente y tu cliente verá un botón de firma al consultar el informe. Una vez firmado, el informe muestra quién firmó y cuándo.
Un trabajo tiene un solo informe. Regenerar lo reemplaza por una versión nueva con los datos más recientes del trabajo, y se pierden todas las ediciones, por lo que WorkZen te pide confirmar.
Deja que la IA lo redacte (ZenAI)
En el plan ZenAI, Generar Informe hace más: la IA lee las visitas, listas de verificación y partidas del trabajo, y redacta el Resumen del Trabajo por ti. Dentro del editor, el botón Generar con IA vuelve a redactar el resumen cuando lo necesites, para que puedas regenerarlo después de agregar una visita o foto tardía.
Los resúmenes de trabajo redactados por IA y los análisis de IA de los reportes de voz (acciones pendientes que se convierten en recordatorios) requieren el plan ZenAI. Los informes de finalización y los reportes de voz en sí están incluidos desde ZenGrow.
Reportes de voz: dicta desde el campo
Escribir en un teléfono lleno de polvo a las 5 pm es cómo se pierden los detalles. Los reportes de voz permiten al técnico hablar en su lugar: en la aplicación de iOS o Android, abre el trabajo o la visita, graba, y la aplicación transcribe mientras hablas. En la web, abre la tarjeta Reportes de voz de un trabajo o visita, haz clic en Grabar, luego en Iniciar grabación, y dicta en tu navegador de la misma forma (Chrome, Edge y Safari transcriben en vivo; en Firefox, escribe). Corrige la transcripción si hace falta y luego haz clic en Enviar reporte. La grabación se detiene a los 60 segundos: una idea por reporte.
En ZenGrow, la transcripción es el reporte: se guarda en el trabajo o la visita, legible para el equipo, tal como se dictó.
En ZenAI, la IA estructura la transcripción sin procesar en un desglose claro: Resumen, Diagnóstico, Trabajo realizado, Partes utilizadas, Recomendaciones, Estimación de tiempo, y Problemas urgentes, además de una lectura del sentimiento del cliente. Si el procesamiento de IA llega a fallar, la transcripción se guarda de todos modos, por lo que nada de lo dictado se pierde.
La IA también extrae Acciones pendientes ("pedir la válvula de repuesto", "llamar al cliente el martes") y las convierte automáticamente en recordatorios en tu programador.
Los reportes de voz quedan asociados al trabajo o la visita para los que se grabaron. Son notas de campo internas; el informe de finalización es lo que ve el cliente.
Enviar el informe a tu cliente
En el editor de informes, Guardar Informe conserva un borrador, Vista Previa del Informe lo muestra tal como lo verá el cliente, y Guardar y Enviar hace el trabajo real: elige Correo electrónico, Mensaje de texto o Ambos, revisa la Dirección de correo electrónico (una o varias, separadas por comas) o el Número de móvil del cliente, y ajusta el Mensaje de correo o el Mensaje de texto predeterminado si lo deseas (el texto siempre conserva el enlace al informe: si lo borras, WorkZen lo añade de nuevo al final). Cada destinatario recibe un enlace para ver el informe en línea. Enviar por texto requiere una línea de mensajes de texto (o el número compartido de WorkZen desde ZenGrow), igual que facturas y presupuestos. La etiqueta del informe pasa de Borrador a Enviado, y WorkZen registra cuándo se consulta.
Los informes en el flujo de finalización del trabajo
El informe está integrado en el proceso de completar un trabajo. El flujo de Completar Trabajo verifica si el trabajo tiene un informe y ofrece Ir al Informe si no lo tiene, y el correo de finalización al cliente puede incluir el Informe de Trabajo junto con la factura. Desde el propio editor de informes, Guardar y Completar finaliza ambos en un solo paso.
Paso a paso
- 1
Abre la página del informe
En el trabajo, abre el menú ⋯ (Acciones) y elige Informe, luego haz clic en Generar Informe. WorkZen crea el informe a partir de los datos del trabajo.
- 2
Edita el informe
Reordena los bloques, oculta lo que no necesites, escribe o genera el resumen del trabajo con IA, y agrega secciones personalizadas o un bloque de firma del cliente.
- 3
Envíalo
Haz clic en Guardar y Enviar, elige Correo electrónico, Mensaje de texto o Ambos, revisa los correos electrónicos de los destinatarios o el Número de móvil, ajusta el Mensaje de correo o el Mensaje de texto predeterminado si lo deseas, y tu cliente recibirá un enlace para ver (y firmar) el informe en línea.
Frequently Asked Questions
Este artículo responde:
- ¿Cómo creo un informe de finalización de trabajo en WorkZen?
- ¿Puede la IA redactar mi informe de trabajo?
- ¿Cómo funcionan los reportes de voz?
- ¿Cómo envío un informe de trabajo a mi cliente?
- ¿Puede mi cliente firmar el informe de trabajo?