Configurar trabajos recurrentes

Servicio semanal de piscina, revisiones mensuales de climatización, limpieza trimestral de canaletas: el trabajo se repite, así que el papeleo debería escribirse solo. Una serie recurrente convierte un solo trabajo en un calendario que produce sus propias visitas, trabajos y facturas.

Crear una serie

Abre el trabajo y elige Hacer recurrente en su menú. El cuadro de diálogo te pedirá:

• Primera visita y Duración de la visita.
• Se repite: cada 1 a 12 días, semanas o meses. Los patrones semanales permiten elegir los días de la semana; los patrones mensuales funcionan por fecha (El día 1 a 31, o Último día) o por posición (El primero al cuarto día de la semana, o el último).
• Termina el (opcional): el último día de la serie, y sus visitas de ese día se mantienen. Déjalo vacío para repetir hasta que se detenga.
• Equipo asignado e Instrucciones de la visita, copiadas en cada visita.
• Facturar cada visita: activada de forma predeterminada. Cada ocurrencia recibe su propia factura sin enviar, basada en la factura de este trabajo. Si esa factura aún no tiene nada que facturar, o si el trabajo no tiene factura, el cuadro de diálogo te avisa que cada visita recibirá una factura en cero, y Trabajos > Trabajos recurrentes marca la serie con Sin artículos y un enlace Agregar artículos (puedes ignorarlo si fijas tú el precio de cada visita).

Haz clic en Crear serie. Las visitas aparecen de inmediato en el programador, siempre con unos 90 días de anticipación.

Cómo las ocurrencias se convierten en trabajos y facturas

La mañana de cada visita, WorkZen crea el propio trabajo de esa ocurrencia y, para las series facturadas, su propia factura sin enviar. Tú la revisas y la envías; nada se transmite automáticamente al cliente. La fecha de vencimiento de la factura sigue tus condiciones de pago predeterminadas.

El trabajo original se convierte en la base de la serie, marcada con un banner. Cambia sus detalles, partidas o precios, y las ocurrencias futuras adoptarán el cambio; los trabajos ya creados conservan sus números.

Gestionar la serie

El trabajo base es donde gestionas la serie, todo en una sola página. Su pestaña Resumen se abre en el Calendario recurrente: un resumen del patrón en una línea con la próxima visita, y luego las fechas, la repetición, la hora y duración de la visita, el equipo y las instrucciones. Debajo, Información del Trabajo reúne los datos del propio trabajo (título, tipo de trabajo, prioridad, ubicación del servicio, número de orden de compra, descripción, notas), que copia el trabajo de cada visita. Edita lo que necesites y haz clic en Guardar cambios en la barra de la parte inferior de la pantalla, o en Descartar para deshacer. Los cambios se aplican desde la próxima visita: las próximas visitas se regeneran para coincidir, y las visitas que moviste a otra hora quedan fijadas y conservan su lugar (el calendario te indica cuántas).

La tarjeta Facturar cada visita, a la derecha, se guarda en cuanto la activas o desactivas, así que puedes cambiar de opinión después de crear la serie. El cambio se aplica a partir de la próxima visita; los trabajos y facturas ya creados no cambian. Al desactivarla, la factura base se conserva tal cual, así que al volver a activarla retomas donde lo dejaste. La tarjeta muestra el monto base: Abrir la factura de referencia abre esa factura, y Editar en Finanzas lleva a la pestaña Finanzas. Una serie creada sin facturación parte de una factura base vacía cuando la activas: agrega ahí tus líneas una sola vez, y la factura de cada visita futura las copia.

La pestaña Visitas muestra las Próximas visitas por orden de fecha, con quién va, el estado de cada visita y su trabajo: Trabajo pendiente hasta el día anterior a la visita, y luego un enlace al trabajo creado y su estado. Debajo, Visitas pasadas enumera las visitas cuyo día ya pasó y las ya terminadas, de la más reciente a la más antigua, incluida una primera visita con fecha anterior a la creación de la serie. La pestaña Actividad guarda el historial de la serie: cambios de calendario, facturación activada o desactivada, y cuándo se detuvo la serie.

Al arrastrar una visita de la serie en el programador, a una nueva hora o hacia otro miembro del equipo, se te preguntará si el cambio se aplica a Solo esta visita o a Todas las visitas futuras, de modo que tanto un cambio puntual como una reasignación permanente están a un solo arrastre de distancia.

Encuentra todas tus series en Trabajos > Trabajos recurrentes, con la frecuencia, el monto por visita y la próxima visita de cada una.

Detener, u omitir solo una visita

• Detener serie, en la parte superior del trabajo base, termina la repetición: las visitas futuras que nadie cambió a mano se cancelan, y los trabajos y facturas existentes se conservan.
• Cancelar una sola visita te preguntará: Solo esta visita o Esta + todas las futuras. La primera omite una ocurrencia; la segunda termina la serie a partir de ese punto.