Contacts : marchands, fournisseurs, partenaires

Chaque entreprise traite avec des gens qui ne sont pas des clients : le magasin de matériaux, l'électricien en sous-traitance, le propriétaire, le comptable. Contacts est leur place dans WorkZen, à part de vos clients, pour que votre liste de clients et vos rapports restent centrés sur les gens qui vous paient.

Ajouter un contact

Sur le Web, ouvrez Contacts dans la section Entreprise de la barre latérale, juste après Utilisateurs. Dans l'application, touchez Plus, puis Contacts.

Appuyez sur Nouveau contact (le bouton + dans l'application). Choisissez un Type : Marchand, Fournisseur, Partenaire ou Autre. Entrez ensuite un Prénom et un Nom de famille, un Nom de l'entreprise, ou les deux; au moins un nom est obligatoire. Le téléphone, le cellulaire, le courriel, l'adresse (cherchez-la ou tapez-la, comme pour un client) et les notes sont facultatifs.

Un contact avec les deux s'affiche comme « Bob Smith (Home Depot) », pour savoir tout de suite à qui vous avez affaire.

Où les contacts apparaissent

On ouvre rarement un carnet d'adresses exprès. On cherche un fournisseur au milieu d'autre chose, alors les contacts apparaissent là où vous en avez besoin :

• Appels et textos. Quand un contact enregistré appelle ou texte votre numéro d'entreprise, son nom s'affiche sur l'appel, dans l'historique des appels et dans la boîte de réception, au lieu d'un simple numéro.
• Composeur et nouveaux messages. Cherchez-les dans le composeur ou en commençant un nouveau message, avec vos clients et prospects.
• Recherche. La barre de recherche du haut trouve les contacts avec tout le reste.
• Dépenses. Commencez à taper dans le champ Fournisseur d'une dépense et les contacts correspondants sont suggérés. En choisir un remplit le nom de son entreprise.

Enregistrer un numéro inconnu

Quand un appel ou un texto vient d'un numéro que WorkZen ne reconnaît pas, choisissez Enregistrer comme contact. Le formulaire de contact s'ouvre avec le numéro déjà rempli. Une fois enregistré, les appels passés de ce numéro prennent aussi le nom.

Modifier, archiver ou supprimer

Ouvrez un contact pour l'appeler, lui écrire ou lui envoyer un courriel en un geste. Depuis le menu des actions, vous pouvez Modifier, Archiver (cache le contact mais le garde, et vous pouvez le désarchiver plus tard) ou Supprimer (définitif).

Les contacts suivent les mêmes permissions que les clients : qui peut voir les clients peut voir les contacts, qui peut gérer les clients peut les modifier, et les sous-traitants ne les voient jamais.