Travaux, soumissions et factures expliqués

Trois éléments font passer un travail de « combien cela coûterait-il ? » à « payé en totalité ». Chacun a un rôle :

Élément	Son rôle	Le client le voit-il ?
Soumission	La proposition : articles et prix proposés, envoyés pour approbation	Oui, il l'approuve ou la refuse en ligne
Travail	Le travail : horaire, visites, équipe, fichiers, listes de contrôle, rapports d'achèvement	Seulement ce que vous partagez (rapports, portail)
Facture	La facture : ce qui est dû, envoyée pour paiement	Oui, il la consulte et la paie en ligne

Comment ils sont liés entre eux

Le parcours typique : un prospect demande un prix, vous envoyez une soumission, le client l'approuve en ligne, elle devient une facture (automatiquement, sauf si vous avez désactivé cette option), et un travail porte le travail réel avec ses visites et son équipe.

Aucun de ces liens n'est obligatoire : vous pouvez facturer sans soumission, exécuter un travail sans l'un ni l'autre, ou faire une soumission sans jamais créer de travail. Mais le travail est le conteneur : il contient une soumission, une facture, et un nombre illimité de visites, de fichiers et de listes de contrôle, et son onglet Finance montre exactement où en est l'argent, afin que personne n'ait à fouiller dans des listes pour répondre à « avons-nous facturé cela ? ».

Le Numéro de bon de commande d'un travail, lorsque le client en a émis un, est copié automatiquement sur les soumissions et les factures créées à partir de ce travail.

Statuts de soumission

Statut	Signification
Non envoyée	Rédigée, le client ne l'a pas encore reçue
Envoyée	Envoyée par courriel au client, en attente de sa décision
Approuvée	Le client a accepté, pas encore de facture (seulement si la facturation automatique à l'approbation est désactivée ; sinon elle passe directement à Convertie)
Refusée	Le client a refusé, avec des commentaires en option
Convertie	Transformée en facture ; la facturation de cette soumission se trouve désormais là

Statuts de facture

Statut	Signification
Non envoyée	Rédigée, le client ne l'a pas encore reçue
Envoyée	Envoyée par courriel, en attente de paiement
Partiellement payée	Un premier paiement reçu, solde encore dû
Payée	Le solde est à zéro, tout le monde est content
En retard	Date d'échéance dépassée avec un solde dû (automatique)
Annulée	Nulle ; elle ne peut plus être payée et ne compte plus dans ce qui est dû

Statuts de travail

Statut	Signification
En attente	Créé, travail non commencé
En cours	Travail en cours
Terminé	Terminé, avec un rapport d'achèvement en option
Annulé	Annulé

Les visites ont leurs propres statuts de planification sur le calendrier ; le statut du travail est le résumé de l'ensemble du projet.

Où se calculent les montants

Les articles, les taxes, les rabais et les acomptes sont calculés de façon identique sur les soumissions et les factures, de sorte qu'une soumission convertie ne change jamais de prix en devenant une facture. Un acompte prévu sur une soumission est reporté sur sa facture, où le client le paie, et ce paiement réduit le solde dû.

Frequently Asked Questions

Non. Les factures peuvent exister seules, mais les créer à partir d'un travail (ou en convertissant une soumission approuvée) relie tout ensemble, afin que l'onglet Finance du travail affiche la situation financière complète.

Par défaut, WorkZen la transforme en facture tout de suite. Les articles, les prix et tout acompte sont reportés, et la soumission est marquée Convertie afin qu'elle ne puisse pas être facturée deux fois. Si votre entreprise a désactivé Créer la facture lorsqu'un client approuve une soumission, elle reste Approuvée jusqu'à ce que vous la convertissiez en un clic, sauf une soumission avec acompte, qui est toujours convertie.

La date d'échéance est passée alors qu'un solde reste dû. Le statut En retard est automatique ; enregistrer un paiement ou modifier la date d'échéance le met à jour.

Non, un travail contient exactement une soumission et une facture ; c'est ce qui garde son onglet Finance sans ambiguïté. Pour les avenants ou la facturation par phases, utilisez des factures autonomes pour le même client, ou un travail distinct.