Trabajos, presupuestos y facturas explicados
Un presupuesto es la propuesta de precio que tu cliente aprueba, un trabajo es el trabajo en sí con sus visitas y archivos, y una factura es el documento que sirve para cobrar el pago. Están conectados entre sí: un presupuesto aprobado pasa a ser una factura (automáticamente de forma predeterminada, o con un clic), y un trabajo contiene un presupuesto, una factura, y cualquier cantidad de visitas y archivos, de modo que el dinero y el trabajo siempre permanecen conectados.
Tres registros llevan un trabajo desde "¿cuánto costaría?" hasta "pagado en su totalidad". Cada uno tiene un rol:
| Registro | Su función | ¿El cliente lo ve? |
|---|---|---|
| Presupuesto | La propuesta: partidas y precio propuestos, enviada para aprobación | Sí, la aprueba o la rechaza en línea |
| Trabajo | El trabajo: horario, visitas, equipo, archivos, listas de verificación, informes de finalización | Solo lo que compartes (informes, portal) |
| Factura | La factura: lo que se debe, enviada para el pago | Sí, la consulta y la paga en línea |
Cómo se conectan entre sí
El recorrido típico: un prospecto pide un precio, envías un presupuesto, el cliente lo aprueba en línea, pasa a ser una factura (automáticamente, salvo que lo hayas desactivado), y un trabajo lleva el trabajo real con sus visitas y su equipo.
Ninguno de estos vínculos es obligatorio: puedes facturar sin un presupuesto, ejecutar un trabajo sin ninguno de los dos, o presupuestar sin crear nunca un trabajo. Pero el trabajo es el contenedor: contiene un presupuesto, una factura, y cualquier cantidad de visitas, archivos y listas de verificación, y su pestaña Finanzas muestra exactamente en qué punto está el dinero, de modo que nadie tiene que revisar listas para responder "¿ya facturamos esto?".
El Número de orden de compra de un trabajo, cuando el cliente emitió uno, se copia automáticamente en los presupuestos y facturas creados a partir de ese trabajo.
Estados del presupuesto
| Estado | Significado |
|---|---|
| Sin enviar | En borrador, el cliente aún no lo ha recibido |
| Enviado | Enviado por correo electrónico al cliente, a la espera de su decisión |
| Aprobado | El cliente aceptó, aún sin factura (solo si la facturación automática al aprobar está desactivada; si no, pasa directamente a Convertido) |
| Rechazado | El cliente dijo que no, con comentarios opcionales |
| Convertido | Transformado en factura; la facturación de este presupuesto ahora está allí |
Estados de la factura
| Estado | Significado |
|---|---|
| Sin enviar | En borrador, el cliente aún no la ha recibido |
| Enviada | Enviada por correo electrónico, a la espera del pago |
| Parcialmente pagada | Se recibió parte del dinero, el saldo aún se debe |
| Pagada | El saldo es cero, todos contentos |
| Vencida | Pasó la fecha de vencimiento con un saldo pendiente (automático) |
| Anulada | Cancelada; ya no se puede pagar y no cuenta para lo que se debe |
Estados del trabajo
| Estado | Significado |
|---|---|
| Pendiente | Creado, trabajo no iniciado |
| En Progreso | Trabajo en curso |
| Completado | Terminado, con un informe de finalización opcional |
| Cancelado | Cancelado |
Las visitas tienen sus propios estados de programación en el calendario; el estado del trabajo es el resumen de todo el proyecto.
Dónde se calculan los montos
Las partidas, los impuestos, los descuentos y los depósitos se calculan de manera idéntica en los presupuestos y las facturas, de modo que un presupuesto convertido nunca cambia de precio al convertirse en factura. Un depósito fijado en un presupuesto se traslada a su factura, donde el cliente lo paga, y ese pago reduce el saldo pendiente.
Frequently Asked Questions
Este artículo responde:
- ¿Cuál es la diferencia entre un trabajo, un presupuesto y una factura?
- ¿Necesito un trabajo para crear una factura?
- ¿Qué significan los estados de un presupuesto?
- ¿Qué significan los estados de una factura?
- ¿Cómo se conectan los presupuestos, los trabajos y las facturas entre sí?