À quelle vitesse dois-je réclamer un nouveau prospect ?

Le plus vite possible, idéalement en quelques minutes. La rapidité du premier contact est le facteur le plus déterminant pour remporter le travail. WorkZen affiche depuis combien de temps chaque prospect attend et augmente la sévérité au fil du temps, selon les seuils que vous définissez dans les Paramètres des prospects.

Quelle est la différence entre un prospect et un client dans WorkZen ?

Un prospect est un client potentiel qui a manifesté de l'intérêt mais qui ne s'est pas encore engagé. Lorsqu'il s'engage, vous convertissez le prospect ; WorkZen crée le client et y transfère les estimations, visites, commentaires et fichiers du prospect.

Puis-je suivre la provenance de mes prospects ?

Oui. Chaque prospect porte une source (widget, formulaire WordPress, réservation, saisie manuelle) ainsi que les données de campagne UTM lorsqu'il provient du web, afin que vous puissiez voir quels canaux marketing génèrent réellement du travail.

Que deviennent les données du prospect lors de la conversion en client ?

Les coordonnées sont transférées, l'adresse du prospect devient la propriété « Emplacement principal » du client, et chaque estimation, visite, commentaire et fichier est déplacé vers le nouveau dossier client. Le prospect reste en place, marqué comme Converti et lié au client.

Puis-je assigner des prospects à des membres spécifiques de l'équipe ?

Oui. Les membres de l'équipe réclament des prospects pour en prendre la responsabilité, et toute personne disposant de la permission Gérer les prospects peut réassigner un prospect depuis son menu Actions. La responsabilité est visible sur le prospect, elle n'est donc jamais en question.

Comment gérer les prospects qui ne se convertissent pas ?

Archivez-les. L'archivage conserve le prospect et son historique sans rien supprimer, le retire de votre pipeline actif, et vous pouvez le désarchiver si la personne revient la saison suivante.

WorkZen avertit-il l'équipe à l'arrivée de nouveaux prospects ?

Oui. Les prospects externes déclenchent une notification prioritaire « Nouveau prospect reçu », les demandes de réservation déclenchent « Nouvelle demande de réservation », et les saisies manuelles avertissent les membres de l'équipe ayant accès aux prospects. Les réclamations et les conversions sont également annoncées.

Prospects : du contact au paiement

Dans le monde des entreprises de services, il y a un vieil adage : « Un prospect ignoré est un cadeau pour la concurrence. » Chaque appel téléphonique, chaque formulaire soumis et chaque référence représente un revenu potentiel, mais seulement si vous le traitez correctement. WorkZen transforme le chaos de la gestion des demandes en un seul flux de travail qui va du premier contact au paiement final. Ce guide est la carte ; chaque étape renvoie vers l'article pratique correspondant.

Étape 1 : Capture. Chaque porte d'entrée du pipeline

Les prospects arrivent dans WorkZen par cinq portes, et ils atterrissent tous dans la même liste :

Source	Comment il arrive
Widget de site web	Le formulaire de prospect flottant de votre site soumet directement dans WorkZen
Formulaires WordPress	Le connecteur WorkZen transmet les soumissions d'une douzaine d'extensions de formulaires, dont Contact Form 7, WPForms et Elementor
Demandes de réservation	Les visiteurs demandent une date et une heure de visite ; le prospect arrive avec le créneau demandé joint
Téléphone et réceptionniste IA	Les appels répondus par votre réceptionniste IA deviennent des prospects, avec la demande de l'appelant déjà consignée
Saisie manuelle	Les visites spontanées, les références et les numéros griffonnés sur un coin de table, saisis par votre équipe

Les prospects web portent automatiquement leur source et leurs données de campagne UTM, si bien que « quel canal marketing se paie vraiment de lui-même » cesse d'être une supposition. WorkZen vérifie également les nouvelles arrivées par rapport aux prospects et clients existants, et signale les doublons potentiels pour une fusion.

Étape 2 : Réclamation. La responsabilité en un clic

Dès qu'un prospect arrive, l'équipe est avertie et le prospect apparaît dans le module Nouveaux prospects du tableau de bord. Quelqu'un clique sur Réclamer le Prospect, le statut passe de Nouveau à Assigné, et le chrono de la course s'arrête : WorkZen enregistre exactement combien de temps le prospect a attendu.

Les prospects non réclamés augmentent visuellement en sévérité de faible à moyenne, élevée puis critique, selon les seuils que vous contrôlez dans les Paramètres des prospects. Vous pouvez même exiger la réclamation avant que les coordonnées d'un prospect ne soient visibles, ce qui transforme « quelqu'un devrait l'appeler » en « je l'appelle ». Le fonctionnement complet, y compris la réassignation, se trouve dans Réclamer et gérer les prospects.

Étape 3 : Traiter l'affaire

Un prospect réclamé est un espace de travail. Depuis la page de détail du prospect, vous pouvez :

Envoyer un message ou appeler le contact, avec la prise de contact consignée automatiquement.
Planifier des visites pour des évaluations sur place.
Créer et envoyer des estimations directement depuis l'onglet Finances du prospect.
Joindre des fichiers et des photos, et tenir le fil de l'histoire dans les commentaires, afin que quiconque décroche le téléphone dispose du contexte complet.

Pour un pipeline visuel, faites glisser vos prospects ouverts sur un tableau de prospects : des colonnes kanban personnalisées comme « À contacter », « Estimation envoyée » et « En négociation » qui montrent d'un coup d'œil où en est chaque affaire et où elles s'accumulent.

Étape 4 : Conversion. Le moment décisif

Lorsque le prospect s'engage, convertissez-le en client. WorkZen crée le client, transforme l'adresse du prospect en première propriété du client, et déplace chaque estimation, visite, commentaire et fichier vers le nouveau dossier. Le prospect lui-même demeure, marqué Converti et lié au client, afin que le revenu reste traçable jusqu'à la source d'origine.

Étape 5 : Du client à l'argent en poche

Vous voici en terrain connu : créez le travail, envoyez l'équipe sur place, terminez le travail, puis facturez et enregistrez le paiement, le tout dans le même système qui a capté la soumission de formulaire d'origine. Lorsque vous pouvez retracer une facture payée jusqu'à la campagne publicitaire qui a produit le prospect, les discussions sur le budget marketing deviennent très courtes.

Les habitudes qui font la différence

La rapidité gagne. Faites de la réclamation en quelques minutes une norme d'équipe ; les couleurs de sévérité rendent tout retard visible.
Notez tout. La note du premier appel (« a mentionné qu'il vendra l'an prochain ») vaut de l'or deux travaux plus tard.
Ne laissez jamais un prospect flotter sans être réclamé. Le prospect le plus dangereux est celui que tout le monde suppose déjà pris en charge par quelqu'un d'autre.
Ne convertissez pas trop tôt. Attendez un véritable engagement ; les conversions prématurées enjolivent vos statistiques et encombrent votre liste de clients.
Archivez, ne supprimez pas. Un « non » aujourd'hui est un chercheur qui revient la saison prochaine, avec tout son historique intact.