Un software nuevo un lunes no es la idea de diversión de nadie. Esta lista de verificación ordena la configuración para que cada paso facilite el siguiente, con un enlace a la guía completa de cada uno. La mayoría de las empresas terminan toda la lista en una tarde; una semana te da margen para respirar.

Día 1: personaliza WorkZen

1. Configura tu perfil de la empresa. Nombre de la empresa, logotipo, dirección, zona horaria y moneda. Tu logotipo aparece en cada presupuesto y factura que envíes, y la zona horaria controla cada fecha que verás, por eso este paso va primero.

2. Configura la configuración financiera. Numeración de documentos (para que tu primera factura no sea INV-1 si estás a mitad de año), tasas de impuestos y condiciones predeterminadas. Cinco minutos aquí te ahorran editar cada documento más tarde.

3. Establece tu horario de trabajo. Las reservas, los conflictos de programación y tu recepcionista IA (si agregas una más adelante) se basan en este horario.

Día 2: carga tu empresa

4. Crea tu lista de precios. Tus servicios y materiales, con precio establecido una sola vez. Cada presupuesto y factura toma la información de ahí, así que cotizar se convierte en seleccionar en lugar de escribir.

5. Importa tus clientes, prospectos y lista de precios desde una exportación CSV de tu sistema anterior o tu hoja de cálculo. Ve a Configuración > Importación de datos. Si tu lista de precios está en una hoja de cálculo, este paso y el anterior son el mismo paso.

Día 3: incorpora al equipo

6. Invita a los miembros de tu equipo y configura sus roles y permisos. Los técnicos ven sus trabajos y su horario; los administradores lo ven todo. Todos reciben la aplicación móvil.

Días 4 y 5: haz pasar trabajo real por el sistema

7. Crea y envía tu primer presupuesto. Uno real, a un cliente real. Tu cliente lo aprueba en línea, tú lo conviertes en factura y luego registras el pago. Una cadena de documentos completa de principio a fin te enseña más que cualquier recorrido guiado.

8. Programa una visita para el trabajo, para que tu semana aparezca en el Programador y en el teléfono de tu técnico.

Tip

¿Quieres aceptar pagos con tarjeta desde el primer día? Conecta los pagos de Stripe mientras esperas a que termine tu importación CSV. Los clientes pagan las facturas en línea y el pago se registra automáticamente.

Cuando termine la semana

Revisa tu panel de control cada mañana; ahí se refleja todo el flujo de trabajo. Cuando empiecen a llegar prospectos, coloca el widget de prospectos en tu sitio web para que lleguen solos. Y si todavía estás decidiendo cómo encajan las piezas, Qué es WorkZen es el mapa.

Paso a paso

Configurar el perfil de tu empresa

Nombre de la empresa, logotipo, dirección, zona horaria y moneda. Todo lo demás se basa en esta información.

Configurar la configuración financiera

Numeración de documentos, impuestos y condiciones predeterminadas para presupuestos y facturas.

Establecer tu horario de trabajo

Tu horario de operación determina las reservas y los conflictos de programación.

Crear o importar tu lista de precios

Agrega tus servicios y materiales una sola vez y elabora presupuestos a partir de ellos para siempre.

Importar clientes y prospectos

Importa tu lista de clientes existente desde una exportación CSV.

Invitar a tu equipo

Agrega miembros del equipo y asigna a cada uno el rol correcto.

Enviar tu primer presupuesto

Créalo, envíalo y espera a que llegue la aprobación.

Primera semana en WorkZen: lista de verificación