Primera semana en WorkZen: lista de verificación

Un software nuevo un lunes no es la idea de diversión de nadie. Esta lista de verificación ordena la configuración para que cada paso facilite el siguiente, con un enlace a la guía completa de cada uno. La mayoría de las empresas terminan toda la lista en una tarde; una semana le da margen para respirar.

Día 1: personalice WorkZen

1. Configure su perfil de la empresa. Nombre de la empresa, logotipo, dirección, zona horaria y moneda. Su logotipo aparece en cada presupuesto y factura que envíe, y la zona horaria controla cada fecha que verá, por eso este paso va primero.

2. Configure la configuración financiera. Numeración de documentos (para que su primera factura no sea INV-1 si está a mitad de año), tasas de impuestos y condiciones predeterminadas. Cinco minutos aquí le ahorran editar cada documento más tarde.

3. Establezca su horario de trabajo. Las reservas, los conflictos de programación y su recepcionista IA (si agrega una más adelante) se basan en este horario.

Día 2: cargue su empresa

4. Cree su lista de precios. Sus servicios y materiales, con precio establecido una sola vez. Cada presupuesto y factura toma la información de ahí, así que cotizar se convierte en seleccionar en lugar de escribir.

5. Importe sus clientes, prospectos y lista de precios desde una exportación CSV de su sistema anterior o su hoja de cálculo. Vaya a Configuración > Importación de datos. Si su lista de precios está en una hoja de cálculo, este paso y el anterior son el mismo paso.

Día 3: incorpore al equipo

6. Invite a los miembros de su equipo y configure sus roles y permisos. Los técnicos ven sus trabajos y su horario; los administradores lo ven todo. Todos reciben la aplicación móvil.

Días 4 y 5: haga pasar trabajo real por el sistema

7. Cree y envíe su primer presupuesto. Uno real, a un cliente real. Su cliente lo aprueba en línea, usted lo convierte en factura y luego registra el pago. Una cadena de documentos completa de principio a fin le enseña más que cualquier recorrido guiado.

8. Programe una visita para el trabajo, para que su semana aparezca en el Programador y en el teléfono de su técnico.

Cuando termine la semana

Revise su panel de control cada mañana; ahí se refleja todo el flujo de trabajo. Cuando empiecen a llegar prospectos, coloque el widget de prospectos en su sitio web para que lleguen solos. Y si todavía está decidiendo cómo encajan las piezas, Qué es WorkZen es el mapa.