Un nouveau logiciel un lundi matin, ce n'est l'idée de personne pour s'amuser. Cette liste de contrôle organise la configuration pour que chaque étape facilite la suivante, avec un lien vers le guide complet pour chacune. La plupart des entreprises terminent toute la liste en un après-midi ; une semaine vous laisse le temps de respirer.

Jour 1 : personnalisez WorkZen

1. Configurez votre profil d'entreprise. Nom de l'entreprise, logo, adresse, fuseau horaire et devise. Votre logo apparaît sur chaque estimation et facture que vous envoyez, et le fuseau horaire contrôle chaque date que vous verrez, alors cette étape vient en premier.

2. Configurez vos paramètres financiers. Numérotation des documents (pour que votre première facture ne soit pas INV-1 si vous êtes en milieu d'année), taux de taxes et conditions par défaut. Cinq minutes ici vous évitent de modifier chaque document plus tard.

3. Définissez vos heures de travail. Les réservations, les conflits de planification et votre réceptionniste IA (si vous en ajoutez une plus tard) se basent tous sur cet horaire.

Jour 2 : intégrez votre entreprise

4. Créez votre catalogue de prix. Vos services et matériaux, tarifés une seule fois. Chaque estimation et facture puise dans ce catalogue, alors établir un devis devient une sélection plutôt qu'une saisie.

5. Importez vos clients, prospects et catalogue de prix à partir d'une exportation CSV de votre ancien système ou de votre feuille de calcul. Allez dans Paramètres > Import de données. Si votre catalogue de prix se trouve dans une feuille de calcul, cette étape et la précédente n'en font qu'une.

Jour 3 : intégrez l'équipe

6. Invitez les membres de votre équipe et définissez leurs rôles et permissions. Les techniciens voient leurs travaux et leur horaire ; les administrateurs voient tout. Tout le monde reçoit l'application mobile.

Jours 4 et 5 : faites transiter du vrai travail

7. Créez et envoyez votre première estimation. Une vraie, à un vrai client. Votre client l'approuve en ligne, vous la convertissez en facture, puis vous enregistrez le paiement. Une chaîne de documents complète vous en apprend plus que n'importe quelle visite guidée.

8. Planifiez une visite pour le travail, afin que votre semaine apparaisse sur le Planificateur et sur le téléphone de votre technicien.

Tip

Vous voulez accepter les paiements par carte dès le premier jour ? Connectez les paiements Stripe pendant que vous attendez la fin de votre importation CSV. Les clients paient leurs factures en ligne et le paiement s'enregistre automatiquement.

Quand la semaine est terminée

Consultez votre tableau de bord chaque matin ; il lit tout le pipeline. Quand les prospects commencent à arriver, placez le widget de prospects sur votre site web pour qu'ils arrivent d'eux-mêmes. Et si vous décidez encore comment les pièces s'assemblent, Qu'est-ce que WorkZen est la carte.

Étape par étape

Configurer votre profil d'entreprise

Nom de l'entreprise, logo, adresse, fuseau horaire et devise. Tout le reste se base sur ces informations.

Configurer les paramètres financiers

Numérotation des documents, taxes et conditions par défaut pour les estimations et les factures.

Définir vos heures de travail

Votre horaire d'exploitation détermine les réservations et les conflits de planification.

Créer ou importer votre catalogue de prix

Ajoutez vos services et vos matériaux une seule fois, puis établissez vos estimations à partir de ceux-ci indéfiniment.

Importer les clients et les prospects

Importez votre liste de clients existante à partir d'une exportation CSV.

Inviter votre équipe

Ajoutez des membres d'équipe et attribuez à chacun le bon rôle.

Envoyer votre première estimation

Créez-la, envoyez-la et regardez l'approbation revenir.

Première semaine dans WorkZen : liste de contrôle